Unterbrechungen im Arbeitsalltag vermindern

Laut einer Statistik hat der arbeitende Mensch im Durchschnitt 44 Unterbrechungen pro Arbeitstag. Woran liegt dies und was ist ein erster wirksamer Schritt zur Verbesserung des Zustands?

Zeitmanagement ist meistens einfach - solange keine anderen Menschen mit deren Anliegen dazwischenkommen.

Woran liegt es, dass wir immer häufiger unterbrochen werden? Wir haben eine zunehmend arbeitsteilige Gesellschaft. Dies führt zu einem immer höheren Absprachebedarf. Zusätzlich haben wir mittlerweile die Technologien, die es ermöglichen, jederzeit auf diversen Kanälen Botschaften zu senden und zu empfangen. Hierdurch werden Menschen immer häufiger unterbrochen, bspw. durch E-Mails, Anrufe oder Personen, die persönlich vorbeikommen.

Ein paar Zahlen hierzu: Der arbeitende Mensch wird im Durchschnitt alle 11 Minuten unterbrochen. Das bedeutet bei einem achtstündigen Arbeitstag 44 Unterbrechungen pro Tag. Unterbrochene Aufgaben dauern erheblich länger (auch wenn man die Zeit der Unterbrechung selbst abzieht) und sind ca. 50 % fehleranfälliger.

Manche Unterbrechungen sind sinnvoll vermeidbar. Andere Unterbrechungen sind nicht sinnvoll vermeidbar. Angenommen, Sie haben in etwa die statistischen 44 Unterbrechungen pro Tag. Wie wäre es, wenn Sie es (vielleicht mit ein wenig Unterstützung durch uns) schaffen:

 

  • Die Anzahl der Unterbrechungen von 44 auf 30 zu reduzieren,
  • Die Unterbrechungen im Durchschnitt kürzer zu halten, ohne dass es negative Auswirkungen auf die Beziehung zur unterbrechenden Person hat und
  • Bei Unterbrechungen seltener dem „Filmriss“ unterliegen?

 

Hier schon mal ein Schnell-Tipps, der oft schon entscheidend weiterhilft:

Was macht man als erstes, wenn man einen Prozess verbessern möchte? In der Regel macht man zuerst eine Ist-Analyse. Was ist eine Ist-Analyse, wenn es um Unterbrechungen geht? Ganz einfach: Notieren Sie heute bei jeder Unterbrechung ein Stichwort zur Form (bspw. E-Mail, Anruf, persönliches Erscheinen) der Unterbrechung und der (vermutlichen) Ursache hierfür.

Danach wissen Sie nicht nur wie oft Sie unterbrochen wurden, sondern haben auch eine Kategorisierung hierzu. Daraus ergeben sich meistens recht einfache Ansätze zur zumindest leichten Reduktion der Anzahl der Unterbrechungen und Fremdsteuerung und somit zur Verbesserung Ihres Zeitmanagement und Selbstmanagements – ganz ohne dass Sie hierzu zwingend ein Seminar besuchen müssten.


Wie oft werden/wurden Sie unterbrochen? Was sind die häufigsten Ursachen für die Unterbrechungen? Was können Sie tun, um (noch) besser mit Unterbrechungen umzugehen?

Last modified on Monday, 31 July 2017 20:56
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