Beim Weiterleiten von E-Mails Zeit sparen

Eine Funktion in Outlook, die nun wenige nutzen, aber viele Male am Tag Zeit spart: ..Heute zeige ich Ihnen, wie Sie mit simplen „Quicksteps“ viel Zeit gewinnen können.

Etwas, das nur wenigen Menschen bekannt ist und zugleich sehr praktisch ist, sind die sogenannten Quicksteps in Outlook (ähnliche Funktionen gibt es in manchen, aber längst nicht allen anderen Programmen – bspw. gibt es in Notes die sogenannten Widgets).

Angenommen, Sie haben einen Kollegen oder Mitarbeiter, an den Sie öfters E-Mails weiterleiten. Der gewöhnliche Weg, dies zu tun besteht aus mehreren Schritten: E-Mail anklicken, auf Weiterleiten klicken, in das Empfängerfeld die E-Mail-Adresse (oder den Beginn davon oder den Beginn des Namens) eingeben und dann schreiben „Hallo Herr Müller“.

Alle (!) obigen Schritte lassen sich mit nur einem Klick bewältigen – durch einen sogenannten Quickstep. Also nur ein Mausklick und es steht sogar schon „Hallo Herr Müller“ drin und Sie können gleich anfangen, die eigentliche E-Mail zu schreiben.

Ich habe Quicksteps für das Weiterleiten von E-Mails an drei verschiedene Mitarbeiter und Quicksteps für neue E-Mails an diese drei Personen. Das spart mir im Durchschnitt mehrere Male am Tag ein paar Sekunden. Das klingt vielleicht nicht nach viel, summiert sich aber.

Sie können Quicksteps simpel halten (wie in meinem Beispiel) oder komplexer einrichten. Sie könnten – sofern sinnvoll – definieren, dass die E-Mail über einen Quickstep mit einem bestimmten Text an eine bestimmte Person weitergeleitet wird, an eine andere Person mit einem anderen Text versendet wird, die E-Mail blau eingefärbt wird und in Unterordner Nummer drei verschoben wird. Ob dies sinnvoll ist, alle Schritte mit einem Klick umzusetzen, ist eine andere Frage. Ich möchte damit lediglich zum Ausdruck bringen, dass viele Vorgänge, die sonst zahlreiche Klicks erfordern würden, mit einem Klick realisierbar sind.

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Setzen Sie heute eine Vereinfachung um. Schauen Sie sich beispielsweise die Quicksteps in Outlook (im Reiter „Start“, in etwa der Mitte des Menüs oben) an und richten (rechts neben dem Wort „Quicksteps“ können Sie Ihre Quicksteps verwalten) Sie zumindest ein paar simple Vereinfachungen ein, beispielsweise „Weiterleiten an XY“ und „Neu an XY“.

Fangen Sie heute schon damit an, durch Vereinfachungen Zeit zu sparen – ein kleiner Beitrag zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements.


Welche Quicksteps nutzen Sie bereits bzw. haben Sie nun eingerichtet?

Falls Sie ganz viele solcher Tipps in Form eines Zeitmanagement-Seminars (oder E-Learnings) haben wollen oder diese gar Teil Ihrer Führungskräfteentwicklung sein sollen, geben Sie uns gerne ein Signal (kleiner Wink mit dem Zaunpfahl)

Last modified on Monday, 31 July 2017 20:56
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