Meeting effizient vorbereiten! Wann? Wo? Wer?

Das „wann“ und das „wo“ erscheinen zwar banal und sind meistens auch nicht komplex. Dennoch gibt es in der Praxis immer wieder Situationen, in denen die Klarheit fehlt und die Effizienz der Meeting unnötigerweise reduzieren: Dies reicht von Missverständnissen zum Datum oder der Uhrzeit (ggfls. Zeitzonen und Zeitumstellungen beachten!) bis hin zu Menschen, die die Räumlichkeit nicht finden oder die Wegstrecke (bspw. von der Pforte bis ans andere Ende des Betriebsgeländes) unterschätzen.

Der Ansatz zum „wann“ und „wo“ lautet: Streben Sie an, dass es idiotensicher ist – auch wenn Sie nicht davon ausgehen, dass Idioten anwesend sein werden. Schreiben Sie bspw. die einzurechnende Wegzeit (wie Sie es beispielsweise von Flughäfen kennen) und eindeutige Hinweise zum Auffinden der Räumlichkeit auf.. Das spart Zeit (und kann oft später erneut verwendet werden).

Die Antwort nach „wer“ ist oft schon nicht so trivial im Kontext der Erhöhung der Meetingseffizienz.

Es gilt die Regel:

So wenige Menschen wie möglich, aber so viele wie nötig. Jeder, der unnötigerweise eingeladen wird, hat gravierende Nachteile: Von den Kosten in Form von Opportunitätskosten (was hätte derjenige stattdessen in der Zeit machen können) über eine mögliche Demotivation bis hin zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit, dass zukünftige Einladungen zu Meetings von der betreffenden Person ernst genommen werden. Andererseits kann es sehr blockierend für die Teilnehmer sein, wenn derjenige oder diejenigen, die die notwendigen Informationen besitzen bzw. entscheidungsbefugt sind, nicht anwesend sind..

Die Frage lautet also: Wer wird für ein optimal effizientes Meeting (wirklich) gebraucht?


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Last modified on Monday, 31 July 2017 20:52
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