Sehr oft werde ich nach Empfehlungen oder der Einschätzung einzelner Tools zur Aufgabenorganisation gefragt. Natürlich gibt es gute Programme und Apps. Dennoch möchte ich aus mehreren Gründen auf spezielle Empfehlungen verzichten. Ein Grund ist, dass kein Tool für jede Person passend ist. Wir Menschen sind unter-schiedlich. Zudem ist das Tempo, in welchem neue Entwicklungen entstehen so hoch, dass es schwer ist, dem in einem Printmedium gerecht zu werden.
Der wichtigste Grund jedoch ist, dass ich überzeugt, dass das genaue Tool sekundär ist. Viel wichtiger ist, dass bestimmte Grundprinzipien beachtet werden. Ich gehe sogar so weit, zu behaupten, dass bei einem fehlenden Überblick und oft daraus resultierendem Stress eines dieser fünf Grundprinzipien missachtet wurde. Die Prinzipien sind nicht revolutionär, aber weiterhin wichtig.
Grundprinzip Nr. 1: Schriftlichkeit
Dass es Sinn macht, alles zu Erledigende zu notieren, mag banal klingen. Selten wird jedoch darüber gesprochen, weshalb dies so hilfreich ist. Der offensichtliche Grund ist natürlich, dass man die Tätigkeit hierdurch nicht vergisst. Nicht so offensichtlich ist der positive Effekt hinsichtlich Fokussierung und Stress-reduktion. Wenn Sie eine noch zu erledigende Aufgabe notieren, fällt es leichter, sich auf die aktuell anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Zudem ist Ihr Gehirn nicht mehr im Zweispalt – zwischen „nicht vergessen“ und Konzentration auf die aktuelle Aufgabe. Gewöhnen Sie sich daher an, alles noch zu Erledigende sofort zu notieren.
Grundprinzip Nr. 2: möglichst wenige Orte
Vermutlich haben Sie zusätzlich zu Ihrer eigentlichen Aufgabenliste, beispielsweise in Outlook, noch andere Orte mit Aufgaben oder Informationen, aus denen Aufgaben resultieren. Ihr E-Mail-Postfach gehört hierzu, Ihr Kalender in gewisser Weise ebenso. Zusätzlich gibt es vielleicht eine Excel-Tabelle, einen Projektplan, ein Kollaborations-Tool und vielleicht handschriftliche Notizen.
Das Problem ist: Je mehr Orte es gibt, an denen sich Aufgaben sammeln, desto schwerer fällt der Überblick. Durch den schlechteren Überblick werden Prioritätsentscheidungen schlechter und der Stresspegel höher.
Das Ziel sollte daher sein, möglichst wenige Orte zu haben. Im Idealfall ist es nur ein Ort. Dann sind Sie jedoch gut beschäftigt, aus allen anderen Quellen an diesen einen Ort zu übertragen. Hier gilt es, sinnvoll abzuwägen zwischen dem Übertragungsaufwand einer-seits und dem Verlust an Übersicht andererseits. Oft hilft es schon, ein paar Quellen komplett zu eliminieren oder indirekt loszuwerden indem von diesen aus an einen anderen Ort überträgt.
Grundprinzip Nr. 3: Kategorisierung
30 Einzelaufgaben sind schlechter als beispielweise fünf Kategorien mit jeweils im Schnitt sechs Aufgaben. Die schlechte Nachricht lautet: Durch das Kategorisieren ist noch keine Aufgabe erledigt. Aber durch das Kategorisieren gewinnen Sie wiederum an Übersicht. Dies wiederum hat die kürzlich beschriebenen Vorteile, dass bessere Entscheidungen getroffen werden und es einen Beitrag zur Stresseindämmung leistet. Kategorien können Sie auf vielfältige Weise bilden, beispielsweise durch Farben, vorangestellte Zahlen, Spalten oder Umrandungen mit einem Stift.
Grundprinzip Nr. 4: Eindeutigkeit
Wichtig ist, dass Ihr Kennzeichnungssystem für Sie eindeutig ist. Nehmen wir Ihre E-Mails als Beispiel: Sie können zur Kennzeichnung des Bearbeitungsstands mit gelesen/ungelesen arbeiten, mit Farben, Fähnchen oder Verschiebung in Unterordner. Welche Kennzeichnung Sie nutzen, ist meiner Einschätzung nach nicht wichtig – Hauptsache es ist für Sie eindeutig. Falls andere Menschen die Unterscheidung auch verstehen sollten, sollte diese natürlich auch für diese eindeutig sein.
Grundprinzip Nr. 5: Einfachheit
Es gibt tolle, ausgeklügelte System und Methoden, seine Aufgaben zu organisieren. Nur was bringt das theoretisch beste System, an das man sich nicht dauerhaft hält? Viel zu oft kommen Menschen aus einer Schulung zu Zeitmanagement oder einer Produktpräsentation heraus und sind ganz begeistert vom kennengelernten System. Ich habe nichts gegen Begeisterung. Nur wenn es viel Aufwand und Disziplin erfordert, das System dauerhaft zu nutzen, bringt es wenig. Halten Sie es lieber simpel. Ein System soll Ihnen dienen, das heißt die Welt für Sie vereinfachen. Machen Sie lieber Abstriche und nutzen ein System, das hierdurch dauerhaft leicht nutzbar ist.