Oft geht Zeit dadurch verloren, dass eintreffende Informationen nicht gleich klar bewertet werden. Vielleicht kennen Sie das: Es kommt eine E-Mail oder ein physisches Dokument herein, man liest es so, dass man weiß, dass das Thema noch nicht „brennt“, aber man hat es nicht so intensiv erfasst, dass man es vollständig bewerten kann. Dies nenne ich „40-Prozent-Lesen“ (und hat nichts mit der von mir vermittelten Schnelllesetechnik zu tun, bei der es ausdrücklich um ein mindestens genauso hohes Textverständnis bei höherem Tempo geht). Die Folge des 40-Prozent-Lesens ist, dass man das Thema zwar für den Augenblick vom Tisch hat, aber es wiederkommt und man sich dann noch mal intensiver damit befassen muss. Der Gesamtaufwand ist also höher, als wenn man es gleich einmal richtig verarbeitet hätte.
Hieraus leitet sich der Tipp ab, auf einem Blatt Papier möglichst nur einmal Fingerabdrücke zu hinterlassen. Natürlich gilt dies auch im übertragenden Sinn für elektronisch eintreffende Informationen. Es geht selbst-verständlich nicht um die hinterlassenen Spuren als solche.
Was hat es mit der AAA-Formel auf sich? Alle Informationen gehören in eine von drei Grobkategorien. Diese stellen eine Hilfe dar, wenn es um eine schnelle Kategorisierung geht.
1) Abfall: Viele Dinge sind es einfach nicht wert, dass man sie aufbewahrt. Die meisten Menschen sind gut damit beraten, ein wenig mehr Mut im Umgang mit der „Ablage rund“ bzw. der „Entfernen-Taste“ an den Tag zu legen. Sehr beliebt ist nach einem Überfliegen eines Sach-verhalts das Fazit: Darum kümmere ich mich mal, wenn ich deutlich mehr Zeit habe. Jetzt mal im Ernst: Passiert das wirklich jemals, dass Sie nichts mehr zu tun haben und diesen Stapel dann hervorholen? Fragen Sie sich also in Zukunft: Werde ich damit wirklich etwas machen? Wenn ja, ok. Dann bewahren Sie es auf. Aber wenn nicht, dann wissen Sie, was zu tun ist. Sollten Sie sich mit dem Entsorgen schwertun, dann legen Sie doch einfach einen Ordner an, in den die ganzen Dinge reinkommen, von denen Sie glauben, diese nicht mehr zu benötigen, aber sich noch nicht trauen, diese zu entsorgen. Wenn Sie nach ein paar Monaten reinschauen, werden Sie überrascht sein, wie selten Sie hieraus auch nur eine Sache brauchen – zumindest geht es den meisten Menschen so.
2) Aktivität: Viele eintreffende Informationen er-fordern eine Aktivität von Ihnen – sei es sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt. Das hängt natürlich vom Einzelfall ab. Meine Empfehlung zur Reaktion hierauf kennen Sie bereits (bewusste Frage: Macht es in diesem Fall mehr Sinn, mit der bisherigen Aufgabe weiter zu machen, oder nicht?). Wenn eine Aktivität erforderlich oder zumindest sinnvoll ist, dann planen Sie diese logischerweise ein – sofort oder später.
3) Ablage: Natürlich gibt es zahlreiche Informa-tionen, die wichtig sind (oder in der Zukunft wichtig werden könnten) und deshalb nicht in den Abfall gehören. Wenn diese aus heutiger Sicht keine Aktivität erfordern, dann gehören diese natürlich in eine Ablage irgendeiner sinnvollen Form. Eine sinnvolle Form bedeutet, dass Sie die Informationen relativ schnell wiederfinden. Wenn andere Personen ebenfalls darauf angewiesen sind, sollten sie natürlich auch für diese Personen leicht zu finden und verständlich sein. Es ist erstaunlich, wie viel Zeit Menschen unnötigerweise mit dem Suchen nach Informationen verbringen – manchmal selbstverschuldet, oft fremdverschuldet. Aber konkrete Empfehlungen zur Ablage folgen noch.
Die Empfehlung lautet also: Versuchen Sie eintreffende Informationen sofort in eine der drei Kategorien (Abfall, Aktivität, Ablage) einzuteilen, um diese dadurch möglichst selten doppelt in die Hand nehmen zu müssen. Denken Sie hierbei an die Fingerabdrücke, die Sie möglichst nur einmal hinterlassen möchten.
Natürlich gibt es Sachverhalte, die wir zu einem späteren Zeitpunkt besser bewerten können, weil wir dann eine bessere Informationsgrundlage haben werden. Wenn die Handlung oder Entscheidung zusätzlich eine gewisse Tragweite hat, macht es natürlich Sinn, keine voreilige Entscheidung zu treffen. Wenn man sich allerdings um eine sofortige Entscheidung bemüht, ist es erstaunlich, wie selten man Dinge mehrfach angehen muss. Neben der Zeitersparnis hat es auch etwas sehr Befreiendes, deutlich weniger offene Baustellen zu haben.