Die beste Empfehlung, die ich Ihnen in Bezug auf das Thema Ablage geben kann, lautet: Definieren Sie ein Ordnungssystem, das für Sie (und andere Personen, falls relevant) Sinn macht und ziehen Sie dieses System möglichst konsequent überall durch. Ich habe an vielen Stellen dasselbe Ordnungssystem, das aus fünf Kategorien besteht: in meinem E-Maileingang, in meiner persönlichen Planungstabelle, auf unserem Server etc.
Bei mir sind dies (die eigentlichen Namen sind größtenteils kürzer, aber so können Sie inhaltlich mehr damit anfangen):
1_Geschäftsbereich-Seminare-Vorträge-Beratung
2_Geschäftsbereich-digitale-und-physische-Produkte
3_Kunden-Dienstleister-Mitarbeiter
4_Knowhow-Systeme
5_Finanzen
Zudem gibt es noch einen Privatordner und einen CC-Ordner.
Dies ist lediglich eine Art und Weise, die eigenen Daten zu ordnen. Vielleicht sind Ihnen die Nummern am Anfang aufgefallen. Was bringt dies? Die Nummerierung empfiehlt sich, da die Sortierung dann nicht alphabetisch erfolgt (nach dem zufälligen Namen des Verzeichnisses oder Ordners), sondern in der von Ihnen gewünschten und festgelegten Reihenfolge.