Ein paar Tipps zum E-Mailpostfach: Nutzen Sie die Möglichkeit, Unterordner und Regeln zu definieren. Bei der Anzahl der Unterordner sollte man es nicht über-treiben. Wenn Sie 50 Unterordner haben, dann geht der Hauptvorteil – nämlich die bessere Übersicht – wieder verloren. Fünf bis ca. zehn Unterordner (und eventuell eine weitere Ebene darunter) sind für die meisten Menschen im beruflichen Alltag praktikabel und zeit-sparend. Generell empfiehlt es sich, nur so viele Ordner und Unterordner einzurichten, dass Sie alle (relevanten) Unterordner sehen können, wenn alle Ebenen voll aufgeklappt sind. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie neue E-Mails in Unterordnern haben und dies nicht mit-bekommen.
Welche Regeln kann man definieren? In den gängigen E-Mailprogrammen können Sie Ihre E-Mails nach Ab-sender, Absenderkreisen, Wörtern im Betreff, Wörtern in der E-Mail, nach Empfänger, nach Wichtigkeit etc. differenzieren. Für die meisten User ist die Unter-scheidung nach Absendern oder Betreff die brauchbarste Hilfestellung. So landen alle E-Mails von einer Person (oder alle E-Mails vom selben Unternehmen) in einem Ordner. Sie können auch alle E-Mails vom Chef oder Vorstand in einen Ordner lenken und diejenigen von Mitarbeitern in Ihrem Team in einen anderen Ordner.
Wenn Sie selbst verschiedene E-Mailadressen haben (eine private, eine für enge berufliche Kontakte, eine für Jedermann, eine Teamadresse), dann können Sie hiernach differenzieren. Hilfreich ist es für viele Menschen, die „cc-E-Mails“ in einem bestimmten Ordner laufen zu lassen. Bei manchen ist dieser Ordner der Papierkorb – was ich aber nicht generell empfehlen würde. Sie können E-Mails, die mit dem Vermerk „Wichtigkeit hoch“ versehen sind, in einen bestimmten Ordner laufen lassen. Ich persönlich mache das nicht, weil absendende Menschen höchst unterschiedliche Maß-stäbe hierfür ansetzen und ich selbst bewerten möchte, welche Wichtigkeit etwas für mich hat.
Welche Vorteile haben Regeln? Sie gewinnen eine bessere Übersicht. Stellen Sie sich vor, Sie waren eine Weile abwesend und haben in der Zwischenzeit 50 neue E-Mails erhalten. Wenn davon die meisten aufgrund der definierten Regeln automatisch in Ordner einsortiert wurden, dann können Sie E-Mails, die thematisch zusammengehören (beispielsweise alle E-Mails vom selben Absender), auch zusammen bearbeiten. Sie werden vermutlich auch feststellen, dass für unterschiedliche Ordner auch unterschiedliche Bearbeitungsintervalle sinnvoll sind. Beispielsweise schaue ich in meinen Ordner „Finanzen“ nicht so oft rein wie in viele andere Ordner. Noch unregelmäßiger schaue ich in einen Unterordner, in dem sich abonnierte Newsletter befinden. Nicht, dass ich Letztere für völlig unwichtig halte (dann würde ich sie abbestellen), sondern weil ich mir lieber einmal im Monat eine Stunde nehme und mich dann „gesammelt“ weiterbilde.