Der Zeitverwendungs-Kuchen ist ein Analysewerkzeug für eine bessere Prioritätenfindung. Genau genommen sind es zwei (gleichgroße) Kuchen.
Kuchen 1 visualisiert den „Ist-Zustand“, beantwortet also die Frage, wie Sie Ihre Zeit in einer typischen Woche tatsächlich verwenden. Die Größe der einzelnen Kuchenstücke repräsentiert natürlich Ihre jeweiligen Zeitverwendungsanteile. Hierbei gibt es oft mehrere Möglichkeiten, die Zeitanteile zu definieren. Machen Sie es einfach so, wie Sie es für sinnvoll halten.
Kuchen 2 repräsentiert Ihre Zeitverwendung in der idealen Welt. Natürlich wissen wir, dass wir diese ideale (Arbeits-)Welt nicht haben und nicht haben werden.
Was machen wir jetzt mit den beiden Kuchen? Werfen Sie einen Blick auf die größte Differenz der beiden Kuchenstücke in die eine und in die andere Richtung. Da die Kuchen gleich groß sind, muss es für jedes größere Kuchenstück auch eines oder mehrere kleinere Kuchenstücke im Vergleich zum anderen Kuchen geben. Die größte Differenz in die eine und in die andere Richtung sind die beiden Stellen, an denen es in der Regel Sinn macht, ernsthaft über Möglichkeiten der zeitlichen Umverteilung nachzudenken. In den meisten Fällen gelingt keine vollständige Angleichung an den Ideal-Kuchen, aber immerhin eine Annäherung und ein hiermit verbundener Produktivitätssprung.
Eine weitere sinnvolle Frage in diesem Zusammenhang lautet: Von den vielen Tätigkeiten, denen Sie nachgehen, welche hiervon ist diejenige mit der höchsten Wertschöpfung? Für Mitarbeiter im Vertrieb ist dies meistens die Zeit, die sie mit einem Kunden verbringen. In vielen anderen Bereichen ist dies häufig nicht so offensichtlich. Oft ist dies die eigentliche fachliche Tätigkeit. Dann stellt Sie sich noch die Frage: Wie müsste ich mich und mein Umfeld organisieren, um 10, 20 oder 50 Prozent mehr Zeit mit dieser Tätigkeit zu verbringen? Wenn ich mit Vertriebsmitarbeitern arbeite (ich mache keine Vertriebstrainings, werde aber zu Zeitintelligenz oft für Vertriebsteams gebucht), dann sage ich diesen, dass sie zwei Hebel haben: ihre Effektivität in der Zeit, die sie mit Kunden verbringen und ihre Produktivität außerhalb der Kundenzeit, damit sie mehr Zeit mit Kunden verbringen können. Bei Ersterem macht ein ständiges Arbeiten an Fachwissen und Verkaufsfähigkeiten Sinn. Bei Letzterem reichen oft kleine Änderungen in der eigenen Arbeitsweise, um nicht mehr zwei, sondern drei Stunden täglich mit (den richtigen) Kunden zu verbringen. So einfach kann in vielen Fällen ein Umsatzsprung von 50 Prozent sein.
Der Aufwand, die beiden Zeitverwendungs-Kuchen so anzulegen, dass man gute Erkenntnisse hieraus ableiten kann, liegt meistens bei ca. 15 Minuten: Zeichnen Sie einfach zwei Kreise und machen sich Gedanken, die Sie durch die Größe der Stücke visualisieren. Dies ist meiner Erfahrung nach gut investierte Zeit.