3 Tipps zum empfängerorientierten Schreiben von Mails:
1) Eindeutiger Betreff: Der Empfänger sollte schon im Betreff – ohne die E-Mail öffnen zu müssen – erkennen, worum es geht. Also z.B. statt dem Betreff „Projekt XY – kleine Frage hierzu“ besser: „Projekt XY: Termin morgen 10 Uhr beim Kunden OK? “
2) 1 E-Mail = 1 Thema! Sonst kann man es nicht eindeutig erledigen. Manchmal bekomme ich in einer einzigen E-Mail drei Themen, z.B.: „Hast Du eigentlich dem Kunden A schon die Unterlagen geschickt? Und wie sieht es eigentlich mit Interessent B aus, hat der sich schon gerührt? Ach und übrigens: Die Kalkulation XY müsste auch noch gemacht werden.“ Das Problem dabei ist: Wenn ich auch nur einen dieser 3 Punkte nicht beantworten kann, habe ich diese E-Mail für lange Zeit in meinem Posteingangs- oder der Aufgabenliste, bis ich auch noch die letzte Frage beantwortet habe. Mein Tipp: Machen Sie 3 E-Mails daraus! Für manche Leute wird es so aussehen, als ob sich die E-Mail-Flut dadurch erhöht. Ist dies wirklich so? Der Informationsgehalt bleibt der gleiche, aber es wird viel einfacher, wenn Sie sich jeweils auf eine Sache konzentrieren können und zumindest zwei dieser Mails in den „Erledigt“-Ordner verschieben können.
3) Klare Aussagen: Häufig werden E-Mails zu schwammig formuliert, z.B.: „Vielleicht könnten wir X oder Y machen“. Der Empfänger weiß dann nicht, was Sache ist. Besser stattdessen: „Ich schlage vor: Lass uns X machen. Wenn ich bis xx.xx. nichts Gegenteiliges von Dir höre, gehe ich davon aus, dass X für Dich auch OK ist. Falls Du lieber Y machen würdest, mail mir doch bitte oder ruf mich kurz an.“ (Antwort nur im Negativ-Fall, erspart wieder eine E-Mail).