Dieser Tipp beinhaltet ein wenig genutztes und gleichzeitig hochwirksames, zeitsparendes Kommunikationsinstrument: die Vorab-Information. Es geht schlicht-weg um das „Vorab-Kommunizieren“ des zeitlichen Rahmens. Angenommen, Sie werden zu einem Meeting eingeladen, das für den Zeitraum 14 bis 15 Uhr angesetzt ist. Sie haben jedoch die Befürchtung, dass es zeitlich ausufert. Probieren Sie es doch mal, sofern in der Situation passend, am Anfang des Meetings den Hinweis zu bringen: „Vielen Dank für die Einladung. Ich habe mir von 14 bis 15 Uhr gerne reserviert. Vorwarnung: Ich muss um 15 Uhr sehr pünktlich zum Anschlusstermin.“ Wenn Sie dies in einem ganz unaufgeregten und nicht aggressiven Ton äußern, dann wird Ihnen dies im Normalfall kein Mensch übelnehmen. Im Gegenteil: Es wird meistens als sehr respektvoll im Umgang mit den anderen anwesenden Personen empfunden. Stellen Sie sich den umgekehrten Fall mal vor: Sie haben es nicht vorher angekündigt, springen um 15 Uhr auf und rufen: „Überraschung, ich muss los!“ Durch eine solche, geschickte Vorab-Information schaffen Sie wesentlich leichter um 15 Uhr den Absprung aus dem Meeting.
Kennen Sie das? Jemand kommt zu Ihnen rein und fragt: Haben Sie mal eine Minute? Natürlich wissen wir, dass es nicht wortwörtlich um nur eine Minute geht. Das Problem ist auch nicht, dass es ein bisschen länger dauert als eine Minute, sondern dass es oft erheblich länger dauert. Eine Antwort, die ich (respektvoll und zeit-sparend zugleich handeln wollend) oft bringe, lautet: „Ich habe eine Minute. Ich habe auch fünf bis zehn Minuten. Sollte es allerdings länger als zehn Minuten dauern, würde ich gerne einen neuen Termin mit Ihnen ausmachen.“ Welche Antwort kommt dann in den meisten Fällen? Sehr häufig entgegnet die herein-kommende Person etwas wie „kein Problem, ich fasse mich kurz“.
Auch am Telefon können Sie die Vorab-Information zeitsparend einsetzen. Mit eingehenden Telefonaten können Sie ähnlich umgehen wie im obigen Beispiel mit der Person, die zu Ihnen hereinkommt. Ich nutze die Vorab-Information auch öfters bei ausgehenden Telefonaten. Oft bin ich nur relativ kurz im Büro und möchte die Zeit für Telefonate nutzen, ohne ewig Zeit mit dem einzelnen Telefonat zu verbringen. Dann sage ich manchmal einleitend etwas wie: „Hallo Herr/Frau XY, ehrlich gesagt habe ich nur fünf Minuten, wollte aber die Zeit nutzen, um mit Ihnen drei Punkte durchzusprechen. Ist es für Sie in Ordnung, wenn ich gleich zum Punkt komme?“ Fast alle Gesprächspartner geben Antworten wie „Schießen Sie los“ oder „Kein Problem. Ich bin selbst gerade unter Zeitdruck“.