Es ist erstaunlich, wie viel Zeit wir Menschen im Schnitt am Tag mit Suchen verbringen – sowohl nach physischen Gegenständen als auch nach Informationen. Dies kann alleine schon dadurch reduziert werden, dass man für bestimmte Dinge feste Orte hat. Wenn man den Schlüsselbund an maximal zwei Orten daheim ablegt, dann muss man entsprechend auch nur an maximal zwei Orten suchen. Ähnliches gilt auch für elektronische Informationen. Hier gilt es, lieber mal ein paar Sekunden mehr zu investieren und das Dokument an derselben sinnvollen Stelle abzulegen wie andere Dokumente zum selben Thema oder zu verwandten Themengebieten.
Hiermit verwandt ist auch das Thema der sinnvollen Benennung von Dateien. Hier geht es vor allem darum, dass man auch nach Wochen, Monaten oder Jahren noch versteht, was sich in einer Datei mit einem bestimmten Dateinamen wohl befindet. Generell machen an vielen Stellen auch Dateinamenskonventionen Sinn. Wenn es von einer Datei mehrere Versionen gibt und weiterhin geben soll, dann macht das Datumsformat „JJMMTT“ (also 200328 für den 28.3.20) einfach Sinn. Dateinamen mit Zusätzen wie „neu“ oder „neuer“ stiften oft Verwirrung, vor allem, wenn man feststellt, dass die Datei trotz des Zusatzes „neu“ schon viele Jahre alt ist. Das obige Datumsformat hat auch den Vorteil, dass die Dateien tatsächlich in chronologischer (oder antichrono-logischer) Reihenfolge stehen. Beim klassischen deutschen Datumsformat „TTMMJJ“ ist dies nicht der Fall.
Damit auch E-Mails schnell wieder auffindbar sind, macht es manchmal auch Sinn, den Betreff zu ändern. Viele Menschen wissen gar nicht, dass dies geht. Ich meine hierbei nicht, dass Sie bei einer Antwort auf eine erhaltene E-Mail den Betreff ändern (auch das halte ich oft für sinnvoll), sondern E-Mails, die Sie lediglich erhalten haben. Ja, auch bei E-Mails, auf die Sie nicht antworten, können Sie einfach den Betreff verändern. Dies funktioniert in fast allen gängigen Mailprogrammen (unter anderem in Outlook), indem Sie die E-Mail öffnen (durch Doppelklick, nicht nur im Vorschaufenster) und in einfach schreiben. Was bringt das? Vielleicht ist der vom Absender gewählte Betreff nicht derjenige, der für Sie besonders hilfreich ist und dann vermutlich auch nicht derjenige nach dem Sie suchen werden, wenn Sie die Information benötigen. Zudem kann es sein, dass als Betreff „Thema X“ gewählt wurde, die E-Mail dann mehrere Male hin- und her ging und es mittlerweile um „Thema Y“ geht. Das wissen Sie vielleicht in ein paar Tagen noch, aber vermutlich in ein paar Wochen oder Monaten nicht mehr. Umso zeitsparender, wenn Sie so zeitintelligent waren, den Betreff zu ändern.
Ich gebe übrigens gerne zu, dass wir das Thema mit den festen Orten in unserem privaten Haushalt zumindest teilweise nicht gut umgesetzt haben. Wenn ich Werkzeug suche, sollte dies meiner Ansicht nach an einem von zwei Orten sein: entweder in einem hierfür vorgesehenen Regal in einem Schuppen oder dem Werkraum. Die Praxis sieht so aus, dass das Aufziehen einer Küchenschublade oft die Vorgehensweise mit der höchsten Erfolgsaussicht ist. Meine Frau hat also in diesem Punkt ein anderes Ordnungssystem. Manchmal muss man sein Effizienzstreben auch mal in die Ecke stellen.