Sehr häufig gerät eine Person deshalb in zeitliche Bedrängnis, weil die Dauer der Tätigkeit nicht korrekt eingeschätzt wurde. Ganz oft unterschätzen wir die benötigte Dauer – umgekehrt kommt es erheblich seltener vor. Dies kann man in zahlreichen Situationen beobachten: Bei der Einschätzung der benötigten Zeit für das Beantworten einer bestimmten E-Mail über die Dauer eines Teilprojekts bis hin zum Versuch, in Berlin einen Flughafen zu bauen.
Eine wesentliche Feststellung hierbei ist, dass wir Menschen im Allgemeinen sehr schlecht darin sind, die absolute Dauer einer Tätigkeit realistisch einzuschätzen. Mit relativen Schätzungen sind wir deutlich weniger schlecht. Wir können also durch relative Betrachtungen besser werden. Hierzu ist ein kleiner Umweg im Denkprozess notwendig.
Im ersten Schritt fragen Sie sich nicht, wie lange die Aufgabe wohl in Anspruch nehmen wird. Stellen Sie sich stattdessen die Frage, welche Tätigkeit es in der Vergangenheit gab, die Sie in Bezug auf den zeitlichen Umfang ungefähr gleich aufwändig einschätzen würden. Im zweiten Schritt betrachten Sie die tatsächliche Dauer dieser anderen Tätigkeit. Hierbei ist es natürlich sehr hilfreich, Aufzeichnungen hierüber zu besitzen. Unsere Erinnerung ist nämlich auch längst nicht immer zutreffend. Wir Menschen tendieren dazu, die tatsächlich Dauer auch im Nachhinein zu „unterschätzen“. Dies könnten man auch als Schönreden oder Schöndenken bezeichnen.
Durch diesen kleinen Umweg werden wir nicht sehr gut, aber deutlich besser in der realistischen Einschätzung der benötigten Dauer. Hierdurch wiederum muss weniger umgeplant werden und wir müssen seltener unser Gegenüber enttäuschen, die Zusage nicht eingehalten zu haben.